V rámci predvianočnej nádielky nám tím Power BI okrem iných noviniek konečne dal možnosť z Power BI posielať reporty vo formáte PDF. Funkcionalita, bez ktorej si väčšina užívateľov nevedela predstaviť korporátny život, je po dlho sľubovaných odkladoch počas posledných 2 rokov konečne na svete. Zatiaľ iba v Power BI Premium, ale po čase má doraziť aj do Power BI Pro.

V jednom zo starších článkov sme si ukázali, ako nastaviť prihlásenie na odber reportov v Power BI. Čiže ako si dať posielať report v stanovenom čase alebo stanovených časoch. V tej dobe síce už bola možnosť posielať reporty vo formáte PDF na ceste, ale nikto netušil, že sa to oneskorí o viac ako 2 roky. Malo to byť totižto dostupné už v lete 2018. Nuž, a došlo to až teraz.

Ako posielať reporty vo formáte PDF z Power BI

Reporty Power BI si viete dať poslať viacerými spôsobmi. Najľahší z nich je priamo cez funkcionalitu prihlásenia na odber reportov v cloude, ktorú som popísal už pred 2 rokmi v tomto článku. Odvtedy sa zmenilo len to, že sa dá z reportu posielať nielen 1 strana vo formáte statického obrázka PNG, ale aj vo formáte kompletnej zostavy PDF so všetkými stranami. A je to spravené naozaj jednoducho.

Pri nastavovaní prihlásenia na odber reportu, stačí v možnostiach naspodu zakliknúť možnosť “Príloha úplnej zostavy vo formáte”:

…a následne sa zobrazí roletka, kde je potrebné vybrať možnosť “PDF”:

Je tam samozrejme aj klasická možnosť exportu do PowerPointu, ale to sú len oscreenshotované grafy, každý na osobitnom slide ako statický obrázok, čiže takmer vždy nepoužiteľné.

Po potvrdení, ak máte všetko ostatné správne nastavené, stačí už len počkať na vygenerovanie a zaslanie reportu. Ak všetko zbehne ako má, tak vám príde napríklad takýto krásny e-mail, v prílohe s PDF-kom z celého reportu. Jednoducho krása:

Obmedzenia pre reporty vo formáte PDF

Nebol by to tím Power BI, keby k tomu nedal obmedzenia. Prvým obmedzením je to, že to funguje rovnako, ako keby ste si vyexportovali report do PDF z Power BI Desktopu či cloudu. Čiže funguje to viac-menej ako screenshoty strán vo vysokom rozlíšení, a ak dáta v niektorej tabuľke alebo kontingenčke presahujú cez viacero strán, tak sa tam zmestí len to, čo sa zmestí na jednu stranu screenshotu.

Ďalšími dvoma obmedzeniami je to, že výsledný report musí mať maximálne 20 strán. A súčasne výsledná veľkosť reportu musí byť 25 MB alebo menej, bez ohľadu na počet strán. Čo zvyčajne nie je problém, ale pri väčších reportoch možno bude. Tak snáď to časom povolia spúšťať aj na väčších reportoch.

Takisto, táto funkcionalita funguje momentálne len pre modernú verziu pracovných priestorov, ktoré musia byť hostované v Power BI Premium. Ak máte report alebo príslušnú aplikáciu hostovanú v klasickom pracovnom priestore, tak bude potrebné tento pracovný priestor upgradovať na moderný. Tie by ste však tak či tak už mali dávno používať.

Takto teda funguje možnosť posielať reporty vo formáte PDF z cloudu Power BI. Rýchle, ľahké a jednoduché 😉